Systém správy dokumentů

Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů (Document management system (DMS) nebo Electronic Document management (EDM), je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a/nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním. Toliko hovoří Wikipedie .

Jak konkrétně tato služba vypadá v nabídce naší společnost? Služba je vhodná pro společnosti či projekty, které potřebují sdílet větší množství dokumentů (různých formátů) o větší datové velikosti (řádově gigabyty či jejich desítky) kolektivem osob s různými oprávněními (např. čtení, mazání, nahrávání apod.) s možností vzdáleného přístupu.

Naše společnost se pro tuto službu využít webovou aplikaci OpenKM (Knowledge management), do které je k dokumentům možné přistupovat odkudkoliv ze sítě internet s rychlých a uživatelsky příjemným rozhraní. Plně funkční je prakticky ve všech populárních prohlížečích (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, Google Chrome) a lokalizovaná do opravdu velkého množství jazyků včetně češtiny. Další vlastnosti služby si představme již jen výčtem:

• drag&drop (přetáhnutí) dokumentů přímo z plochy či adresáře systému Windows do aplikace
• náhled multimediálních dokumentů (autocad, ms office, open office, pdf, video, audio, obrázky)
• tzv. add-ony, což jsou doplňky do aplikací pro Microsoft Office (2000 - 2007) a OpenOffice,  které umí přímo z těchto programů jednoduše upravovat a nahrávat soubory z a do DMS
• uploadování více dokumentů v zip archívu
• stahování adresářu v zipu
• zamykaní / odemykání souborů
• koš pro smazané dokumenty
• upozorňování  e-mailem na změnu dokumentů
• připojování štítků k dokumentům
• klasifikace dokumentů podle kategorií
• OCR - rozpoznání textu z obrázků či skenů
• integrovaný antivirus
• systém verzování - založeno na uzamykání / odemykání dokumentu (uživatel si před úpravou dokument uzamkne, upraví ho, znovu nahraje a pak odemkne, tím je zajištěno, že dva lidi nezmění současně stejnou verzi dokumentu), možnost přidávání komentářů k jednotlivým verzím, přístup k předchozím verzím dokumentu, možnost obnovy předchozí verze
• možnost přidání vlastních metadat k dokumentům -formou inputu, seznamu, multiseznamu, textového pole
• komplexní nastavení přístupových práv - pomocí práv pro uživatele nebo roli uživatele (skupina uživatelů), možnost nastavování jak složkám tak dokumentům
• tabule - speciální stránka s přehledem všech informací důležitých pro daného uživatele - uzamčené dokumenty, naposledy nahrané, naposledy modifikované a další
• komplexní vyhledávání - vyhledávání i podle obsahu dokumentu (automaticky indexuje textové dokumenty, html, rtf, xml, pdf, open office, microsoft office, metadata jpegu, id3 tagy u mp3), vyhledávání podle metadat, třídění vyhledávání podle různých kritérií, vytváření předdefinovaných vyhledávacích plánů
• rozšířená práva hlavního administrátora - vidí online uživatele, odemykání uzamčených souborů, historie aktivity uživatelů, nastavování uživatelů a jejich práv a kvót
• možnost workflow (životního cyklu) dokumentu

V nově připravované verzi se již nyní již můžeme těšit možnost přidání vodoznaku (watermarku), digitální podpis dokumentů, zasílání zpráv mezi uživateli, šifrování dokumentů.

V případě zájmu o tuto službu nás neváhejte kontaktovat .