Manuál k Systému správy dokumentů

Níže uvedený manuál popisuje činnosti pro uživatele Systému správy dokumentů OpenKM:

1. Přihlášení do systému

• do prohlížeče zadejte adresu http://litomysl.wmp.cz
• použijte své přihlašovací údaje

2. Práce se složkami

• v levé části pracovní plochy je část nazvaná Strom
• v této části je zobrazena adresářová struktura celého systému
• kliknutím levého tlačítka myši na složce zobrazujete jejich obsah v pravé části
• pro vytvoření nového podsložky klikněte pravým tlačítkem myší na složku, pod kterou chcete novou vytvořit, a vyberte možnost Vytvoř složku, zadejte její jméno a potvrďte Enter
• jednotlivé složky lze přesouvat stisknutím levého tlačítka myši a přetažením jinam
• pro smazání, přejmenování a další akce stiskněte na složce pravé tlačítko a vyberte požadovanou akci z menu

3. Práce se soubory

• nový soubor vytvoříte tak, že kliknete pravým tlačítkem na složku, ve které chcete soubor vytvořit a zvolíte možnost Přidat dokument (můžete také použít menu nahoře nebo lištu s tlačítky)
• otevře se formulář pro přidání dokumentu, kliknutím na tlačítko Procházet vyberete soubor na disku, který chcete vložit a stisknete tlačítko Odeslat, soubor se nahraje do systému
• přesouvání souboru mezi jednotlivými adresáři můžete opět provádět přetahováním myší
• po stisknutí pravého tlačítka na názvu souboru se objeví menu, kde můžete vybírat požadované akce s dokumentem (přejmenování, smazání, checkout, checkin – viz další kapitola)

4. Úprava existujícího dokumentu - checkout – checkin model

• aby nemohlo dojít k situaci, že dva lidé editují stejný dokument a pak jeden tomu druhému smaže provedené změny, tak systém používá model checkout – checkin
• uživatel, který si přeje dokument editovat, musí nejprvé provést Checkout (pravé tlačítko na souboru → Checkout), tím dává systému vědět, že daný soubor bude editovat a tedy nikdo jiný jej nemůže v této chvíli upravovat, všem uživatelům se před tímto souborem objeví ikonka editace
• po zvolení možnosti checkout se soubor automaticky uloží na váš disk
• tento soubor vyeditujte a proveďte požadované úpravy
• pro uložení změn zpět do systému klikněte pravým tlačítkem na název souboru a vyberte Checkin a soubor přes formulář nahrajte
• pokud změny nechcete provést, klikněte pravým tlačítkem na název souboru a vyberte Checkout cancel
• dokud nevyberete jednu z těchto možností, tak nikdo jiný nebude moci daný soubor upravovat

5. Přetažení dokumentů z adresářů či plochy Windows

• vyberte v OpenKM adresář, kam je potřeba hromadně nakopírovat soubory
• v horní části pod menu je toolbar s ikonkama, klikněte v ní na poslední ikonku File uploader
• otevře se javová aplikace, je třeba ji dát souhlas se spuštěním, a to ideálně na pořád zakliknutím "Always trust content from this publisher"
• nad plochou se objeví obrázek s modrým pozadím "OpenKM drag here"a dole v liště v seznamu otevřených programů nová položka "Uploader"
  
• následně stačí zalistovat v adresářové struktuře na vašich discích, označit soubory či adresáře, v seznamu otevřených programů kliknout na položku "Uploader" a na ni tyto označené soubory/adresáře myší přetáhnout
• následně se započne proces uploadování těchto dokumentů do systému a je třeba vyčkat až bude dokončen (až se všechny soubory objeví v OpenKM)
• pro ukončení File uploaderu je třeba opět stisknout na příslušnou ikonku v toolbaru
  

6. Kategorie

• pro lepší organizaci dokumentů je možné je přidávat kromě stromové struktury ještě i do kategorií, např. když potřebujete některé vybrané dokumenty napříč stromovou strukturou zařadit do vlastní kategorie (např. důvěrné apod.)
  
• po kliknutí na název dokumentu v systému je v dolní části v záložce Vlastnosti nápis Categories a ikonka, po kliknutí na tuto ikonku můžeme vybrat některou kategorii a stisknout tlačítko Přidat
• jednotlivé kategorie a dokumenty v nich přiřazené lze vidět v levém sloupci (jak je záložka Strom) a otevře se kliknutím na tlačítko Categories
• jednotlivé kategorie v této části fungují podobně jako složky v části Strom, takže vytvoření nové kategorie opět můžeme provést stisknutím pravého tlačítka na okm:categories a zvolením Vytvoř složku (stejné je i přejmenování a mazání)
• v pravé části pak můžeme jednotlivé dokumenty upravovat, přejmenovávat případně mazat
• po smazání dokumentu z této kategorie nezmizí, ale zmizi ze struktury Strom (přesunou se do koše)

7. Koš

• všechny smazané dokumenty se přesouvají do části Koš
• pokud chcete dokumenty úplně vymazat, vyberte v levé části dole záložku Koš a kliknutím pravým tlačítkem na soubor a vyberte Úplně smazat, případně můžete vyprázdnit celý koš kliknutím pravým tlačítkem na okm:trash a zvolením Vyprázdnit koš
• v části koš můžete všechny smazané dokumenty také obnovit (dokud se nezvolí možnost Vyprázdnit koš nebo Úplně smazat)

8. Historie

• při každé úpravě dokumentu systém automaticky vytvoří novou verzi tohoto dokumentu
• pokud má uživatel potřebná oprávnění, uvidí po kliknutí na název souboru (levým tlačítkem) dole záložku Historie
• na této kartě vidí kdo a kdy prováděl změny v dokumentu
• může si také zobrazit libovolnou verzi tohoto dokumentu, případně i obnovit starší verzi

9. Zabezpečení

• pro každý adresář a soubor v systému je možné nastavit oprávnění pro různé uživatele a skupiny uživatelů
• pokud má uživatel potřebná oprávnění, uvidí po kliknutí na název souboru (levým tlačitkem) dole záložku Zabezpečení
• na této kartě vidí práva skupin (vlevo) a práva jednotlivých uživatelů (vpravo)
• uprostřed v hlavičce je tlačítko Aktualizovat, které otevře formulář pro nastavení jednotlivých oprávnění

10. Instalace pluginů pro vybrané aplikace balíku Microsoft Office

• z adresy http://www.wmp.cz/download/OpenKM.exe si stáhněte samorozbalovací archív
• spusťte jej a vyberte umístění na disku, kam se má rozbalit
• po rozbalení se objeví adresář OpenKMAddIn5.0.0, který obsahuje další podadresáře podle pluginů
• vyberte potřebné pluginy (k dispozici je plugin pro MS Word, MS Excel, MS Powerpoint a MS Outlook) a spuštěním setup.exe je jednotlivě nainstalujte (funkčnost byla ověřena na verzích MS Office 2003 a 2007)
• pokud se instalace nepovede, tak spusťte ten druhý soubor, který se nachází ve stejném adresáři jako setup.exe (např. OpenKMWordAddInSetup.msi)
• po instalaci a opětovném spuštění aplikace MS Word (Excel či jiného) se objeví nová lišta záložek s názvem OpenKM
• z této nové lišty záložek klikněte na tlačítko Configuration
• do položky User name zadejte svůj login a do položky Password svoje heslo
• do položky Host zadejte http://litomysl.wmp.cz/OpenKM/
• klikněte na Accept

11. Používání pluginu v Microsoft Word

Přidání nového dokumentu

• otevřete nebo vytvořte dokument, který chcete umístit do systému pro správu dokumentů
• z menu OpenKM vyberte Add document, otevře se okno s adresářovou strukturou, kde můžete vybrat adresář, do kterého má být dokument umístěn
• klikněte na tlačítko Send a vyčkejte na informaci, že byl dokument v pořádku nahrán

Úprava existujícího dokumentu

• v Microsoft Word v menu OpenKM vyberte Edit
• otevře se prohlížeč dokumentů v systému
• vyberte dokument, který chcete upravovat a stiskněte tlačítko Edit
• dokument se vám otevře a můžete provádět úpravy
• pro uložení provedených úprav v menu OpenKM vyberte možnost Checkin a potvrďte
• pokud si přejete změny neukládat, zvolte možnost Cancel Checkout a potvrďte
• pokud po editaci dokumentu nevyberete ani jednu možnost, tak bude dokument uzamčen a nebude ho moci nikdo jiný, ani vy upravovat, pokud potřebujete uzamčený dokument odemknout, můžete tak učinit přes webové administrační rozhraní kliknutím pravým tlačítkem na dokument a zvolením možnosti Checkout cancel
• pokud dokument pro editaci není možné otevřít, tak jej má uzamčený některý jiný uživatel a právě jej edituje nebo jej zapomněl odemknout